Ideas para minimizar el impacto de la crisis económica de los medios generada por la pandemia

Ante las consecuencias económicas provocadas por la crisis sanitaria de la COVID-19, Harlan Mandel, consejero delegado de la Media Development Investment Fund (MDIF), aporta en una nota publicada en su web las recomendaciones elaboradas por la MDIF y complementadas por las experiencias de sus clientes.

Creadas para medios independientes de varios países en los que el acceso a la información libre e independiente está amenazado –afirma Mandel–, estas sugerencias de sostenibilidad durante la pandemia se pueden aplicar igualmente a medios de casi todas partes del mundo.

Cortar gastos, acaparar efectivo

• Construir y manejar la reserva de efectivo de modo que permita navegar la crisis que va a descolocar el plan de negocios y las proyecciones financieras.
• Programar y realizar reuniones con el equipo de gestión para asistir con el manejo riguroso del flujo de caja.
• Proveer una clara disciplina estratégica donde todo el personal sabe lo que se espera de ellos y cómo se les apoya para realizar sus labores.
• Hacer nuevas proyecciones del negocio basados en varios escenarios negativos. Reducir las proyecciones de ingresos (en intervalos de 10% hasta el 50% de reducción) y extender el impacto sobre el negocio (en intervalos de tres en tres meses hasta llegar a 18). El escenario más pesimista sería una reducción de ingresos del 50% durante un periodo de 18 meses; y aún así hay que tener en cuenta que este puede no ser el peor de los casos.
• Acelerar ingresos a través de paquetes, incentivos, descuentos y/o prepagos.
• Manejar las cuentas por cobrar, cobrar lo más posible de la cartera pendiente mediante políticas de cobro estrictas y/o incentivos y descuentos.
• Ejecutar estrategias de reducción de costos que permitan al negocio mantener productividad y suplir la demanda del producto proveniente de la audiencia y clientes. Reducir los costos operativos con el fin de conservar fondos es crítico para la supervivencia de la organización.
• La introducción del trabajo remoto puede proveer estrategias de ahorro de gastos en tanto espacios de oficina ahora y en el futuro.
• En la medida posible, negociar los costos de los insumos (materiales, mano de obra, elementos de producción, etc.) y precomprar materiales en descuento cuando sea posible.
• Posponer todas las contrataciones y cuando sea posible, reducir la planta de empleados (esto puede ser una oportunidad para que parte del personal trabaje a medio tiempo, con el fin de atender a los niños en casa). Es importante considerar recortes salariales generalizados como una alternativa al recorte de personal en este momento difícil para la sociedad.
• Diseñar e implementar un flujo interno de trabajo de crisis para el equipo y cobertura para la audiencia. Mida y busque oportunidades que permitirán a la compañía suplir las necesidades de la audiencia.
• Mantener los registros financieros y contables al día y con información confiable de forma que se pueda tener una visión completa y acertada del estado de las finanzas en cualquier momento, especialmente si se han de tomar decisiones difíciles rápidamente.

Sea muy claro

• Sea tan transparente y diáfano como sea posible con su equipo y con la audiencia.
• Considere pedir apoyo a sus lectores y solicitar donaciones voluntarias, teniendo presente que existen otras causas meritorias. Esto puede proveer una oportunidad de corto plazo, pero es vital hacerlo en el momento preciso.
• Los equipos que gestionan la relación con los lectores deben enganchar, enganchar y enganchar para ilustrar el valor del contenido y la información producida. Sin embargo, tenga en cuenta que los incrementos actuales probablemente cesarán a medida que los consumidores se aprietan más el cinturón.
• Dar explicaciones a sus socios o subscriptores sobre los recortes de gastos que está haciendo para capotear la tormenta es crítico para mantener su apoyo.
• Explique por qué ha decidido dar libre acceso al contenido y no ponerlo detrás de un muro de pago, si ese fue su proceder.

El contenido sigue siendo el rey

• Tenga claro su propósito.
• Este es el momento de enfocarse y cultivar el crecimiento de la audiencia, pues existe una gran necesidad de información confiable. Entregar noticias y proveer servicios a las comunidades que se sirven es arduo; se requiere una gran cantidad de disciplina y concentración hacerlo día tras día, pero es crítico en este momento.
• Priorice el contexto por encima de la primicia.
• Considere instituir reglas editoriales más estrictas y sea aún más cuidadoso al escoger los términos para no crear más miedo y pánico.
• Adelántese a lo que pueda querer y necesitar la audiencia sobre la pandemia a medida que la vida se adapta a cuarentenas masivas.
• Sea creativo: experimente con explicativos (explainers), datos, visualizaciones e infografías, actualizaciones en vivo en Instagram, o mecanismos de participación de la audiencia como encuestas y sesiones de preguntas y respuestas en vivo para Facebook.
• Prepárese para un incremento dramático de usuarios en línea, evaluando si los sistemas y ancho de banda son los adecuados. Fortalezca su departamento de tecnología y el flujo de trabajo.
• Con tantos medios reportando incrementos del 50% en el tráfico a sus sitios, este es el momento para tener en cuenta la retención, la captura y procesamiento de datos y el estudio de las áreas de su contenido que pueden generar el CPM [coste por mil] más alto si su medio es parte de un modelo de publicidad programática.
• La eficiencia interna y la entrega de contenidos y el cuidado crítico del SEO y herramientas de enganche pueden ayudar a minimizar el desperdicio.
• Considerar y evaluar acuerdos o colaboraciones que provean fortalezas y seguridad para los activos clave -este es el momento perfecto para convertirse en un verdadero socio para algunos de sus mejores clientes.
• Si existe disponibilidad, trate de atacar los presupuestos de comunicación del Gobierno, oenegés y áreas de responsabilidad social corporativa para combatir la difusión de información falsa -esto puede ayudar a cerrar la brecha creada por la caída de la publicidad tradicional-.
• Trate de crear alianzas con otros medios para mejorar la cobertura.
• Las newsletters son una parte importante de la comunicación y el enganche con los lectores. Considere una newsletter “temporal” que balancee contenido sobre la COVID teniendo en cuenta también la necesidad de noticias más positivas.

Su equipo no es inmune

• Considere y haga planes sobre cómo la pandemia va a afectar o impactar a su equipo.
• Pídale inmediatamente a todas las personas en riesgo (mayores de 50 años, inmunosuprimidos, con enfermedades preexistentes, etc.) que trabajen desde sus casas. Los miembros del equipo de gestión y los periodistas con mayor experiencia pueden ser los más expuestos al riesgo.
• Asuma que va a perder parte del equipo ante la cuarentena o enfermedad, así que se deben construir redundancias entre el equipo existente. Entrene a los periodistas y otros miembros para asumir roles técnicos esenciales de la mejor forma posible.
• Considere rotación del personal entre presencial y de teletrabajo. Si una persona en la oficina es diagnosticada, todos los presentes van a necesitar entrar en cuarentena; así tendrá un equipo en casa listo para venir y retomar el trabajo una vez el lugar haya sido desinfectado.
• Tener constantes comunicaciones internas es esencial. Las reuniones con el personal son vitales para el flujo de trabajo, pero también lo son las conversaciones “libres de virus” para cerciorarse de su bienestar.
• Pásele revista a su equipo a menudo y ayúdeles a encontrar tiempo para desconectarse. Esto es una maratón, no un pique. Esto también se aplica para gerentes y dueños por igual; los líderes también necesitan descansar para un mejor desempeño.
• De ser posible, facilite asesoría en temas de salud para el personal, incluyendo terapistas o expertos en salud mental.
• Si tuviéramos que seleccionar una acción de esta lista dada nuestra experiencia apoyando a medios durante la última crisis financiera, el aspecto más crítico en este momento es enfocarse en la recolección de fondos para construir un colchón lo más grande posible y empezar a trabajar en planes para la contracción, a medida que la publicidad cae y otros ingresos, como eventos, llegan a una parálisis completa.

Seguir estos consejos no tiene por qué garantizar la supervivencia del negocio, concluye el consejero delegado de la MDIF, pero también puede que así sea.